Política de privacidad

1. Quiénes somos

Wicely es un producto de Tres Comas Ventures, S.L. ("Wicely", "nosotros").

Estamos establecidos en España. Esta política se rige por el Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento (UE) 2016/679, "RGPD") y por la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

No hemos designado delegado de protección de datos, porque nuestros tratamientos no cumplen los supuestos del artículo 37 del RGPD: no realizamos observación habitual y sistemática a gran escala de personas ni tratamos categorías especiales de datos. Los asuntos de privacidad los gestiona directamente la dirección, en privacy@wicely.com.

Esta política es una traducción de la versión en inglés. En caso de discrepancia, prevalece la versión en inglés.

2. Ámbito de aplicación y nuestros dos papeles

Esta política cubre:

• Esta web, wicely.com, incluidas sus páginas en español, nuestros formularios, los informes publicados y el data room para inversores.
• La plataforma Wicely, nuestro software de suscripción para equipos de I+D industrial, que vigila patentes, publicaciones científicas, regulación y noticias del sector en las líneas de negocio del cliente y entrega el análisis correspondiente.

Nuestro papel según la normativa de protección de datos es distinto en cada caso, y la diferencia importa:

Si eres empleado de un cliente de Wicely y quieres ejercer tus derechos respecto de tu cuenta, dirígete primero a tu empresa. Le daremos apoyo para responderte, y siempre puedes escribirnos a privacy@wicely.com.

3. Información que nos facilitas

Nuestros formularios admiten únicamente correos corporativos y rechazan direcciones de correo personal. No recogemos conscientemente datos personales de consumidores.

Cuando un campo figura como obligatorio, facilitarlo es un requisito contractual en el sentido del artículo 13.2.e) del RGPD: sin él no podemos responderte, darte acceso al informe ni abrirte el data room. No existe obligación legal alguna de facilitarnos estos datos, y la única consecuencia de no hacerlo es que no podremos realizar la acción que solicitas.

Al reservar una reunión accedes a nuestra página de citas de Google Calendar, donde Google recoge los datos que introduces para agendarla. Ese paso se rige además por la política de privacidad de Google.

4. Información que obtenemos de otras fuentes

Parte de los datos personales que tratamos no proceden directamente de ti. El artículo 14 del RGPD nos obliga a explicarlo con claridad, así que aquí está completo.

Cómo identificamos clientes potenciales. Investigamos manualmente organizaciones que puedan necesitar Wicely, a partir de fuentes profesionales públicas: principalmente perfiles públicos de LinkedIn, webs corporativas y directorios profesionales públicos. Esa investigación la realiza una persona, que decide quién es relevante.

No compramos listas. No adquirimos datos personales a intermediarios de datos, no utilizamos bases de datos automatizadas de leads ni herramientas de scraping para construir nuestras listas, y no aplicamos enriquecimiento de terceros para añadir datos a los perfiles. Nuestra herramienta de envío automatiza el envío de mensajes a contactos que hemos investigado nosotros mismos; no es la fuente de esos contactos.

Cómo te contactamos. Lo hacemos a través de LinkedIn: una solicitud de contacto y, si la aceptas, un único mensaje. No enviamos correos comerciales en frío ni ejecutamos secuencias de correo a personas que no nos lo han pedido.

Ese primer mensaje enlaza a esta política, para que puedas ver quiénes somos y de dónde proceden tus datos. Así cumplimos el artículo 14.3.b). Basta con rechazar o ignorar la solicitud para poner fin al contacto. Si prefieres que eliminemos tus datos por completo, escríbenos a privacy@wicely.com y lo haremos, conservando solo lo mínimo necesario para no volver a contactarte.

5. Datos personales en las fuentes públicas que analizamos

Este es el núcleo de lo que hace la plataforma Wicely, y necesariamente implica algunos datos personales.

Las solicitudes de patente identifican a inventores, solicitantes y representantes. Los artículos científicos identifican a autores y sus afiliaciones institucionales. Las publicaciones regulatorias y las noticias del sector nombran a directivos, investigadores y cargos públicos. Esos nombres son datos personales conforme al artículo 4.1 del RGPD, y Wicely analiza documentos que los contienen.

Qué hacemos con ellos:

• Tratamos los nombres tal y como constan en el registro público oficial, para analizar la evolución tecnológica, la actividad competitiva y las tendencias de investigación. Saber qué organización ha presentado qué, y quién ha publicado qué artículo, es la sustancia del análisis.
• Nuestra base jurídica es el interés legítimo (art. 6.1.f del RGPD) en analizar información publicada deliberadamente por oficinas de patentes, editoriales científicas y reguladores, con una finalidad que esas personas pueden esperar razonablemente de una publicación profesional.
• Las fuentes son oficinas de patentes y sus bases públicas, editoriales científicas y repositorios abiertos, publicaciones regulatorias oficiales y noticias publicadas del sector.

Qué no hacemos:

• No elaboramos perfiles sobre estas personas, no las puntuamos ni las evaluamos como individuos.
• No enriquecemos estos registros con datos de otras fuentes.
• No usamos una patente o un artículo como fuente de contactos comerciales. Aparecer como inventor o autor no hará que te contactemos.

Si apareces en alguno de estos registros públicos y quieres ejercer tus derechos, escribe a privacy@wicely.com. Ten en cuenta que podemos actuar sobre nuestras propias copias y análisis, pero no podemos modificar el registro público subyacente, que mantiene la oficina de patentes, la editorial o la autoridad correspondiente.

6. Cookies y analítica

Este apartado es más corto de lo que probablemente esperas.

Usamos una sola cookie. Cuando accedes al data room para inversores instalamos una cookie de sesión firmada para que no tengas que identificarte en cada página. Dura 7 días y es HTTP-only. Es estrictamente necesaria para prestar un servicio que has solicitado expresamente, por lo que está exenta del requisito de consentimiento conforme al artículo 22.2 de la Ley 34/2002 (LSSI-CE). Ningún otro elemento de esta web instala cookies.

Nuestra analítica es sin cookies. Utilizamos PostHog, alojado en la Unión Europea, configurado de modo que:

• No se emplean cookies ni almacenamiento local o de sesión para identificarte. Las visitas se contabilizan mediante un hash rotatorio e irreversible generado en servidor.
• La captura automática de eventos está desactivada. Registramos páginas vistas y un conjunto reducido de eventos deliberados, como "se ha pulsado solicitar demo", nunca pulsaciones de teclado ni el contenido de los formularios.
• Las peticiones de analítica se sirven desde nuestro propio dominio, no desde un servidor de scripts de terceros.
• Nunca enviamos tu correo electrónico ni tu nombre a nuestro proveedor de analítica. En el data room registramos deliberadamente solo el código del fondo, nunca al visitante.

Como no almacenamos nada en tu dispositivo con fines analíticos o publicitarios, y no usamos píxeles de seguimiento, esta web no necesita banner de cookies. Si eso cambiara alguna vez, te pediríamos el consentimiento antes.

No te seguimos entre sitios web, así que no hay nada que señales del navegador como Do Not Track o Global Privacy Control deban desactivar.

7. Qué tratamos dentro de la plataforma Wicely

Cuando una organización se suscribe a Wicely, tratamos por su cuenta:

• Datos identificativos y de contacto de sus usuarios autorizados: nombre y correo corporativo, para crear y autenticar las cuentas de la plataforma.
• Registros técnicos de uso: accesos, uso de funcionalidades y trazas de error, para mantener el servicio seguro, disponible y soportable.

El contenido sustantivo del espacio de trabajo de un cliente es información de negocio: sus líneas de negocio, prioridades estratégicas, áreas tecnológicas de interés y las patentes, publicaciones y noticias públicas que analizamos frente a ellas. Los clientes conservan la titularidad de su contenido, y no usamos el contenido de un cliente para prestar servicio a otro.

Un cliente puede además decidir incluir datos personales en el contenido que sube o configura. Cuando eso ocurre, es el cliente quien decide qué incorpora, y nosotros lo tratamos estrictamente como encargados al amparo del DPA. Nuestros términos piden a los clientes que no introduzcan categorías especiales de datos (salud, biométricos y similares), porque la plataforma no está diseñada para ellos y el DPA no los cubre.

Tratamos todo lo anterior únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del cliente, al amparo de un contrato de encargo del tratamiento que identifica a nuestros subencargados, limita el tratamiento a la Unión Europea y establece nuestras obligaciones de confidencialidad, seguridad, notificación de brechas y supresión. Los cambios en la lista de subencargados se gestionan conforme a ese contrato con cada cliente. A la finalización, los datos del cliente se devuelven o suprimen en un plazo de 30 días.

8. Cómo usamos la inteligencia artificial

Wicely es un producto de IA, así que queremos ser precisos sobre lo que eso implica y lo que no.

• Los modelos de IA analizan fuentes públicas técnicas y comerciales (solicitudes de patente, literatura científica, publicaciones regulatorias y noticias) junto con el contexto de negocio del cliente. Cuando esas fuentes nombran a personas, el apartado 5 explica cómo lo tratamos.
• Toda la inferencia se ejecuta en servicios de IA de Microsoft Azure dentro de la Unión Europea. El contenido del cliente no se envía a ningún proveedor de modelos ajeno a nuestra lista de subencargados.
• El contenido del cliente no se utiliza para entrenar modelos fundacionales, ni nuestros ni de terceros.
• No realizamos decisiones automatizadas ni elaboración de perfiles que produzcan efectos jurídicos sobre ti o te afecten significativamente de modo similar, en el sentido del artículo 22 del RGPD. Nuestros informes analizan tecnologías y mercados, no valoran a personas.

Transparencia en IA (Reglamento (UE) 2024/1689, Reglamento de IA). Los análisis e informes generados en la plataforma Wicely se producen con asistencia de IA y se identifican como tales en el producto. Los informes que publicamos abiertamente en esta web son revisados y editados por una persona antes de su publicación, y asumimos la responsabilidad editorial sobre ellos. Aplicaremos el marcado en formato legible por máquina de los contenidos generados por IA que exige el artículo 50.2 del Reglamento de IA dentro del plazo aplicable a los sistemas ya introducidos en el mercado.

9. Bases jurídicas del tratamiento

La legislación española (artículo 21 de la LSSI-CE) restringe las comunicaciones comerciales por correo electrónico que no hayan sido solicitadas o expresamente autorizadas. No enviamos ningún correo comercial no solicitado: nuestros correos se dirigen a quienes nos lo han pedido a través de uno de nuestros formularios o a quienes ya son clientes. Puedes dejar de recibirlos en cualquier momento diciéndonoslo, ya sea respondiendo al mensaje o escribiendo a privacy@wicely.com, y lo respetamos de forma permanente.

Cuando nos basamos en el interés legítimo hemos ponderado nuestro interés frente a tus derechos y hemos documentado esa valoración. Puedes pedirnos un resumen de la misma y puedes oponerte en cualquier momento escribiendo a privacy@wicely.com. Si te opones a la comunicación comercial, dejaremos de enviártela sin excepción y sin preguntarte por qué.

10. Con quién compartimos los datos

No vendemos datos personales ni los compartimos con fines publicitarios. Utilizamos un número reducido de proveedores, todos ellos vinculados por contrato a tratar los datos únicamente conforme a nuestras instrucciones.

Subencargados de la plataforma (los que figuran en el contrato de encargo del tratamiento que firmamos con los clientes):

Proveedores de la web y de marketing, utilizados para nuestra propia actividad comercial y nunca para el contenido de clientes:

También podemos comunicar datos personales cuando estemos legalmente obligados, o para formular, ejercer o defender reclamaciones. Si alguna vez se produjera una fusión, adquisición o venta de activos, informaríamos a las personas afectadas antes de que sus datos quedaran sujetos a otra política de privacidad.

11. Dónde se tratan tus datos

Todo el tratamiento de datos de clientes en la plataforma Wicely se realiza dentro de la Unión Europea.

Para nuestra web y nuestra actividad de marketing, algunos proveedores operan a escala global. Cuando algún dato personal sale del Espacio Económico Europeo, la transferencia está amparada por una decisión de adecuación de la Comisión Europea o por sus Cláusulas Contractuales Tipo, junto con las garantías adicionales que estas exigen.

12. Cuánto tiempo conservamos los datos

Al vencer el plazo, suprimimos los datos o los anonimizamos de forma irreversible.

13. Cómo protegemos tus datos

La plataforma Wicely está construida sobre Microsoft Azure con defensa en profundidad:

• TLS 1.3 en tránsito y cifrado en reposo.
• Firewall de aplicación web con conjuntos de reglas OWASP, limitación de peticiones y protección DDoS en el borde.
• Servicios de aplicación en una red virtual privada. La base de datos solo es accesible mediante un endpoint privado, sin acceso desde internet.
• Tráfico saliente restringido a una lista de destinos autorizados.
• Tokens de autenticación en cookies HTTP-only, de modo que no puedan leerse desde scripts del navegador.
• Acceso a producción limitado al personal que lo necesita, sujeto a obligaciones de confidencialidad.

Ningún sistema es perfectamente seguro. Si se produce una violación de seguridad de datos personales, la notificaremos a la Agencia Española de Protección de Datos en un plazo de 72 horas, salvo que sea improbable que suponga un riesgo para los derechos y libertades de las personas, e informaremos sin dilación indebida a las personas afectadas cuando el riesgo para ellas sea alto. Cuando actuamos como encargados, lo notificamos al cliente afectado sin dilación indebida para que pueda cumplir su propio plazo.

14. Tus derechos

Conforme al RGPD tienes derecho a:

• Acceder a los datos personales que tenemos sobre ti y obtener una copia.
• Rectificar los datos inexactos o incompletos.
• Suprimir tus datos ("derecho al olvido") cuando concurran las condiciones.
• Limitar el tratamiento mientras se resuelve una controversia sobre su exactitud o sobre el interés legítimo.
• Portabilidad: recibir en formato estructurado y legible por máquina los datos que nos facilitaste, y que se transmitan a otro proveedor.
• Oponerte al tratamiento basado en nuestro interés legítimo, incluida la comunicación comercial. Si te opones a la comunicación comercial, dejaremos de enviártela sin excepción.
• Retirar el consentimiento en cualquier momento, cuando sea esa la base. Ello no afecta al tratamiento realizado antes de la retirada.

Para ejercerlos, escribe a privacy@wicely.com. Responderemos en el plazo de un mes, prorrogable dos meses más en solicitudes complejas, y te avisaremos si necesitamos la prórroga. Podemos pedirte que acredites tu identidad antes de actuar, para no revelar tus datos a otra persona. El ejercicio de tus derechos es gratuito.

También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, www.aepd.es, o ante la autoridad de control de tu país de residencia.

15. Edad

Wicely es una herramienta de trabajo dirigida a organizaciones. No se dirige a menores y no recogemos conscientemente datos personales de personas menores de 18 años. La legislación española fija en 14 años la edad a partir de la cual una persona puede consentir servicios de la sociedad de la información (art. 7 de la LOPDGDD), pero nuestra propia regla es más estricta porque el servicio carece de sentido fuera de un contexto profesional. Si crees que un menor nos ha facilitado datos personales, escribe a privacy@wicely.com y los suprimiremos.

16. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política a medida que evolucionen el producto y la normativa. La fecha que figura arriba refleja siempre la versión vigente. Si realizamos un cambio que afecte de forma sustancial al tratamiento de tus datos personales, lo anunciaremos en esta web y, cuando dispongamos de tus datos de contacto y el cambio lo requiera, por correo electrónico antes de que entre en vigor.

17. Contacto

Consultas, solicitudes o reclamaciones sobre privacidad:

Tres Comas Ventures, S.L. Carrer del Raval 11 08150 Parets del Vallès Barcelona, España privacy@wicely.com